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COMO FAZER REUNIÕES MAIS PRODUTIVAS NO TRABALHO REMOTO

Quando falamos de reuniões remotas, logo vem à cabeça os links do meet, as pessoas com dificuldades para conectar, aquelas que poderiam ter sido um e-mail ou um chat, e há ainda aquelas situações constrangedoras e até engraçadas quando alguém abre o microfone em hora inoportuna.

Seja lá o que vem a sua mente quando falamos de reuniões remotas, a verdade é uma só: todos estamos tendo que nos adaptar e passar por isso, seja no trabalho, faculdade ou outra situação.

Nos últimos meses o número de reuniões aumentou em 13%! Como se não bastasse, o tamanho das reuniões aumentou e o número de e-mails também subiu.*

*Fonte: National Bureau of Economic Research

Isso nos mostra que há uma dificuldade na comunicação e na forma com que as reuniões são feitas pelos times. Hoje trouxemos algumas dicas e cuidados para você tomar para que essas reuniões se tornem mais produtivas, rápidas e menos frequentes.

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É importante fazer reuniões a todo o momento?

Muitos times têm enfrentado um grande problema com pessoas que querem fazer reuniões a todo o momento, seja para discutir algo realmente importante ou para resolver alguma coisa que poderia simplesmente ser tratada por e-mail.

O fato é que as reuniões são sim extremamente importantes para os times remotos e, dependendo da área de atuação, são indispensáveis. Acontece que o grande problema não são de fato as reuniões, mas sim a forma com que são feitas.

As pessoas têm procurado realizar reuniões remotas ou híbridas da mesma forma que faziam de forma presencial, porém isso não funciona. Não funciona porque no presencial as coisas são mais dinâmicas e espontâneas. No remoto temos uma organização mais sistemática, mais funcional. Entenda:

Utilizando comunicação assíncrona

No trabalho remoto é importante que a comunicação assíncrona seja constante. Com certeza as reuniões e encontros são necessários, porém, devem ser mais pontuais e utilizados com sabedoria, pois podem acabar atrapalhando a rotina da equipe.

Coisas pequenas, que podem ser resolvidas em três ou quatro mensagens devem sempre ser comunicadas via e-mail ou via chat. Assim, o tempo fica mais otimizado, uma vez que a resposta assíncrona não exige resposta imediata.

Como fazer reuniões produtivas e necessárias?

Vamos então a algumas dicas práticas de como evitar esses erros. Não é nenhum problema não saber como lidar com reuniões remotas por enquanto, até porque, muitos ainda estão em um processo de adaptação. 

O que não é admissível é não se adaptar a esse novo modelo e acabar se perdendo em dias de trabalho improdutivos por falta de preparo. Vamos lá!

Defina uma pauta principal e tópicos a serem discutidos

Na reunião remota não há tanto dinamismo como em reuniões presenciais, por isso, deve haver ao menos um rascunho de pauta a ser seguido por aquele que vai conduzir a reunião.

Isso evita que o time e até mesmo o “anfitrião” fique perdido e o tempo da reunião se alongue demais. Com uma pauta bem definida e tópicos bem alinhados, a reunião fica bem mais rápida, produtiva e tranquila para todos.

Estipule um tempo de duração máximo

Como você viu anteriormente, o tempo das reuniões têm aumentado muito, isso se deve principalmente porque elas não têm um horário certo de duração, além dessa questão da pauta muitas vezes não ser bem definida.

Tão importante quanto definir um tempo de início da reunião é definir o horário máximo. Isso evita que a reunião se prolongue demais. Encontros muito longos tendem a perder a produtividade e o engajamento com o tempo. O recomendado para uma boa reunião remota é de 20 a 45 minutos.

Utilize um pequeno tempo da reunião para quebrar o gelo

Depois que essas tarefas foram definidas e você já sabe tudo o que tem que ser feito no dia, elenque-as por prioridade. Dessa forma você pode escolher onde empenhar o seu tempo primeiro, assim, as tarefas mais importantes sempre serão cumpridas e as mais secundárias podem ou não ficar para o dia seguinte.

Utilizando a Deskmy para um dia a dia extremamente produtivo e sem reuniões desnecessárias

Para fazer tudo isso funcionar de forma ainda melhor, a Deskmy proporciona um ambiente que cria essa dinâmica de escritório físico no virtual. As reuniões não precisam mas de links e aquela “perguntinha rápida” está a um clique de distância.

Com a Deskmy as reuniões podem ser programadas com antecedência ou mesmo na hora, basta entrar na sala, começar a conversar, fazer o trabalho e assim que terminado, todos podem voltar para suas salas e seu trabalho em menos de 10 segundos!

Como fazer uma reunião com a Deskmy

Na Deskmy existem reuniões programadas, que podem ser com convidados externos ou pessoas do time.

Ainda assim, o mais legal da Deskmy é que você pode trazer de volta para o seu trabalho remoto a dinâmica de trabalhar lado a lado. Abrir o microfone estando na mesma sala é como dar um alô para o colega de mesa.

Para fazer uma reunião é tão simples quanto no escritório. Avise seu time, vão para a sala e comecem a falar.

Como se comunicar de forma assíncrona com a Deskmy

A Deskmy é o único workplace remoto onde a comunicação síncrona acontece mais rápido que a assíncrona. Ainda assim, dentro da Deskmy há a ferramenta de chat, para qualquer comunicação de menos urgência ou quando se quer manter mais foco em uma tarefa.

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A Deskmy é o escritório virtual perfeito para times híbridos e remotos!

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